Для просмотра текущего состояния отправленных электронных документов перейдите в раздел «Отправленные» с помощью щелчка мышью в основном меню по строке с наименованием данного раздела. После этого в рабочей области отобразится список всех отправленных документов.

Для приема почтовых сообщений щелкните мышью по расположенному в верхней правой части страницы значку: <N>i , (где N - общее количество неподписанных извещений).

➢ Первоначально в списке отображается до 25 документов. В случае если общее количество документов превышает 25, для отображения в списке остальных документов нужно нажать на расположенную в нижней части списка кнопку .

➢  У актов и товарных накладных ТОРГ-12  справа от наименования и номера документа отображаются также общая сумма и сумма НДС.

➢ Все не просмотренные документы, у которых изменился их статус в данном списке размещаются в верхней части списка и выделяются жирным шрифтом.

➢ Статусы документов:

• «ожидает ответа» - документ требует вашего подписания (или отказа в подписании);

• «предложено аннулирование» - по документу получено Предложение об аннулировании (см. раздел 5.4), которое требует вашего подписания (или отказа в подписании);

• «ожидает подтверждения получения» - документ ожидает отправки в адрес отправителя извещения о получении документа;

• «ожидает подтверждения отказа» - документ ожидает получения от отправителя извещения о получении отказа в подписании документа;

• «ожидает подтверждения ответа» - документ ожидает получения от отправителя извещения о получении документа с двумя подписями;

• «ожидает извещений» - документ ожидает:

- получения подтверждений оператора ЭДО,

- отправки в адрес оператора ЭДО извещения о получении подтверждения оператора;

• «отказан» - отправлен отказ в подписании документа (для документов, требующих двухстороннего подписания);

• «завершён» - получен, подписанный ЭП отправителя, не требующий двухстороннего подписания документ (или счет-фактура), (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО);

• «завершён с УУ» - отправителем получено уведомление об уточнении счета-фактуры (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО);

• «подписан» - отправителем получен документ, подписанный двумя ЭП (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО).

➢ Значок <N>i , (где N - общее количество неподписанных извещений) предназначен для подписи всех (сформированных по всем документооборотам) извещений о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО. Данный значок отображается только в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов.

ПРИМЕЧАНИЕ. При работе со списком отправленных документов можно использовать следующие фильтры и групповые операции:

• Фильтр по Контрагентам

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке с наименованием выбранного контрагента (контрагенты, зарегистрированные в системах других операторов ЭДО, с которыми налажен Роуминг из системы ЭДО «Экспресс Документ» , помечены данном списке с помощью специальных значков, описанных в разделе 5.2). В результате в списке отправленных документов будут отображены документы, отправленные только в адрес данного контрагента, сгруппированые по дате отправки.

➢ В случае отсутствия требуемого контрагента в списке текущих контрагентов, выполните стандартную процедуру добавления этого контрагента в список ваших контрагентов, описанную в п.3 раздела 5.2.

• Фильтр «Подписаны»

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке «Подписаны». В результате в списке отправленных документов будут отображены только подписанные получателем  документы, отсортированные по наименованию получателя.

• Фильтр «Отказы»

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке «Отказы». В результате в списке отправленных документов будут отображены только те документы, на которые был получен отказ/уведомление об уточнении, отсортированные по наименованию получателя.

• Фильтр «В ожидании»

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке «В ожидании». В результате в списке отправленных документов будут отображены только те документы, которые находятся в ожидании их подписания получателем, отсортированные по наименованию получателя.

• Фильтр по дате

Для фильтрации  по данному признаку нужно в поле «с____________ - по___________» выбрать из выпадающего календаря требуемый период и щелкнуть после этого по значку (для возврата к предыдущему варианту списка нужно щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля поиска значку ).

• Фильтр по типу и номеру документа

Для фильтрации по данному признаку, необходимо ввести поисковую информацию (или часть поисковой информации) в поле «тип и номер документа» и после этого щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля значку (для возврата к предыдущему варианту списка нужно щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля поиска значку ).

• Групповая работа с документами

- Группы документов из списка можно перемещать в архив. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку .

- Группы документов из списка можно сохранять в формате PDF. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов, нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку . и выбрать из выпадающего списка пункт «Скачать PDF». В результате откроется окно для сохранения zip-архива «ЭкспрессДокумент_PDF_<ГГГГ.ММ.ДД_ЧЧ_ММ>», содержащего файлы печатных форм выбранных документов в формате PDF.

- Для выбранных из списка документов можно сохранять документообороты. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов, нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку . и выбрать из выпадающего списка пункт «Сохранить документооборот». В результате откроется окно для сохранения zip-архива «ЭкспрессДокумент_Архив_<ГГГГ.ММ.ДД_ЧЧ_ММ>», содержащего zip-архивы со всеми служебными файлами документооборотов выбранных документов. Подробные описания всех входящих в данные zip-архивы файлов содержатся в находящихся в этих же архивах файлах «Протокол <Наименование документа> <ДД.ММ.ГГГГ>.pdf».

- Группы выбранных из списка документов можно переводить в разряд прочитанных (не выделяются жирным шрифтом) . Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов , нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку . и выбрать из выпадающего списка пункт «Отметить как прочитанное».

- Для выбранных из списка документов можно подписывать все, сформированные по относящимся к ним документооборотам извещения о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку . Использование данной кнопки требуется только в случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов

➢ Расположенный слева от кнопок самый верхний чекбокс служит для выбора всех отображенных в списке документов.

➢ Значки и предназначены для скрытия/открытия колонки со списком контрагентов..

Для просмотра отправленного документа выберите требуемый документ из списка с помощью щелчка мышью по соответствующей строке.

В результате в правой части рабочей области отобразятся:

• в верхней части  страницы:

- наименование и номер документа,

- наименование получателя и его ИНН,

- текущий статус документа;

➢ Для удобства восприятия, текущие статусы документов по значимости могут быть окрашены в 3 цвета:

- красный – требуется действие контрагента;

- оранжевый  – в процессе;

- зеленый – завершен.

При наведении курсора мыши на строку с наименованием статуса открывается всплывающее окно с подсказкой (какое действие и от какой стороны ожидается).

- кнопки для работы с выбранным документом:

- для подписания и отправки в адрес контрагента (оператора ЭДО) всех сформированных по данному документообороту извещений о получении,

➢ Данная кнопка отображается только в случае, если вы ранее не подписали и не отправили в адрес контрагентов все (сформированные по всем документооборотам) извещения с помощью расположенной в верхней части рабочей области значка <N>i , (где N - общее количество неподписанных извещений) , а также в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов.

- для отзыва (см. ниже) документа (счета-фактуры), или - для аннулирования (см. раздел 5.4) документа (в случае, если документ не является счетом-фактурой),

- (в случае, если документ является счетом-фактурой) для создания (при необходимости) корректировочного счета-фактуры (см. раздел 5.3.4),

- (в случае, если документ является счетом-фактурой) для создания (при необходимости) исправленного счета-фактуры (см. раздел 5.3.4),

-  -  для выполнения с помощью выбора из выпадающего списка следующих действий:

- скачивания исходного файла документа,

- просмотра печатной формы документа в формате PDF (в случае если документ не имеет печатной формы, просмотр его содержимого  осуществляется с помощью пункта «Сохранить документооборот»);

➢ Факт подписания документа вашей ЭП отображается в нижней части печатной формы документа в виде штампа рядом с ФИО отправителя документа:

- сохранения документооборота, (т.е. для просмотра/сохранения zip-архива со всеми служебными файлами документооборота),

- показа протокола документооборота,

- для перемещения документа в архив,

• в средней части  страницы отображается форма для просмотра содержимого полученного документа;

• в нижней части страницы на одной линии отображаются значки в виде кружков синего, красного и серого цветов, отображающие текущее состояние этапов документооборота

  - этап завершен (ниже отображается наименование этапа, а также дата и время его выполнения),

- этап требует ответных действий со стороны получателя (ниже отображается наименование этапа),

-  этап документооборота еще не завершен (ниже отображается наименование этапа).

ПРИМЕЧАНИЕ. Для удобства работы с документом полный текст печатной формы документа можно посмотреть в отдельном модульном окне, которое открывается с помощью щелчка левой кнопкой мыши по свободному месту в документе (при этом курсор мыши будет иметь форму указателя - руки). После просмотра окна, для его закрытия щелкните по расположенному в правом верхнем углу значку Х.

ВАЖНО! Для выполнения дальнейших действий с документом вам необходимо обязательно с помощью кнопки подписать и отправить, относящиеся к данному документообороту извещения в адрес контрагента (оператора ЭДО)! (если они не были ранее подписаны и отправлены в адрес контрагента (оператора ЭДО) с помощью расположенного в верхней части рабочей области значка <N>i , (где N - общее количество неподписанных извещений), а также в случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов).

ПРИМЕЧАНИЕ. В случае если документ является счетом-фактурой, то вместо кнопки отобразится кнопка , которая предназначена для отзыва (при необходимости) ошибочно отправленного счета-фактуры.

Для отзыва счета-фактуры должны быть выполнены следующие условия:

• счет-фактура не должен быть просмотрен получателем;

• по счету-фактуре не должно быть подписано ни одно извещение со стороны получателя.

➢ Во всех остальных случаях кнопка в окне просмотра информации о счете-фактуре не отображается.

ВАЖНО! Функционал отзыва не доступен для документов, отправленных контрагентам, с которыми налажен Роуминг (см. раздел 5.2 ) из системы ЭДО «Экспресс Документ».

При отзыве счета-фактуры документооборот получает статус «Отозван отправителем», помещается в архив и по нему запрещаются все действия кроме:

• открытия окна просмотра информации о счете-фактуре для получения информации об отправителе/получателе и времени отправки;

• возможности скачать отозванный счет-фактуру (для отправителя).

➢ Для всех остальных документов (кроме счетов-фактур) вместо кнопки отображается кнопка . Порядок работы с аннулированными документами описан в разделе 5.4.

ВАЖНО! Функционалы отзыва  и аннулирования недоступны для документооборотов с контрагентами находящимися в роуминге, (см. раздел 5.2)