Для получения и проверки полученных электронных документов перейдите в раздел «Входящие» с помощью щелчка мышью в основном меню по строке с наименованием данного раздела. После этого в рабочей области отобразится список всех входящих документов.

Для приема почтовых сообщений щелкните мышью по расположенному в верхней правой части страницы значку: <N>i , (где N - общее количество неподписанных извещений).

➢ Первоначально в списке отображается до 25 документов. В случае если общее количество документов превышает 25, для отображения в списке остальных документов нужно нажать на расположенную в нижней части списка кнопку .

➢  У актов и товарных накладных ТОРГ-12  справа от наименования и номера документа отображаются также общая сумма и сумма НДС.

➢ Все не просмотренные документы, у которых изменился их статус в данном списке размещаются в верхней части списка и выделяются жирным шрифтом.

➢ Статусы документов:

• «ожидает ответа» - документ требует вашего подписания (или отказа в подписании);

• «предложено аннулирование» - по документу получено Предложение об аннулировании (см. раздел 5.4), которое требует вашего подписания (или отказа в подписании);

• «ожидает подтверждения получения» - документ ожидает отправки в адрес отправителя извещения о получении документа;

• «ожидает подтверждения отказа» - документ ожидает получения от отправителя извещения о получении отказа в подписании документа;

• «ожидает подтверждения ответа» - документ ожидает получения от отправителя извещения о получении документа с двумя подписями;

• «ожидает извещений» - документ ожидает:

- получения подтверждений оператора ЭДО,

- отправки в адрес оператора ЭДО извещения о получении подтверждения оператора;

• «отказан» - отправлен отказ в подписании документа (для документов, требующих двухстороннего подписания);

• «завершён» - получен, подписанный ЭП отправителя, не требующий двухстороннего подписания документ (или счет-фактура), (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО);

• «завершён с УУ» - отправителем получено уведомление об уточнении счета-фактуры (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО);

• «подписан» - отправителем получен документ, подписанный двумя ЭП (при этом получены/отправлены все требуемые для завершения документооборота извещения/подтверждения оператора ЭДО).

➢ Значок <N>i , (где N - общее количество неподписанных извещений) предназначен для подписи всех (сформированных по всем документооборотам) извещений о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО. Данный значок отображается только в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов.

ПРИМЕЧАНИЕ. При работе со списком входящих документов можно использовать следующие фильтры и групповые операции:

• Фильтр по Контрагентам

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке с наименованием выбранного контрагента (контрагенты, зарегистрированные в системах других операторов ЭДО, с которыми налажен Роуминг из системы ЭДО «Экспресс Документ» , помечены данном списке с помощью специальных значков, описанных в разделе 5.2). В результате в списке входящих документов будут отображены документы, полученные только от данного контрагента, сгруппированые по дате получения.

➢ В случае отсутствия требуемого контрагента в списке текущих контрагентов, выполните стандартную процедуру добавления этого контрагента в список ваших контрагентов, описанную в п.3 раздела 5.2.

• Фильтр «На подпись»

Для фильтрации по данному признаку нужно в списке текущих контрагентов щелкнуть мышью по строке «На подпись». В результате в списке входящих документов будут отображены только те документы, которые ожидают вашей подписи (ответа), отсортированные по названию контрагента.

• Фильтр по дате

Для фильтрации  по данному признаку нужно в поле «с____________ - по___________» выбрать из выпадающего календаря требуемый период и щелкнуть после этого по значку . (для возврата к предыдущему варианту списка нужно щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля поиска значку ) .

• Фильтр по типу и номеру документа

Для фильтрации по данному признаку, необходимо ввести поисковую информацию (или часть поисковой информации) в поле «тип и номер документа» и после этого щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля значку (для возврата к предыдущему варианту списка нужно щелкнуть мышью по расположенному с правой части поля поиска значку ).

• Групповая работа с документами

- Группы документов из списка можно перемещать в архив. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку .

- Группы документов из списка можно сохранять в формате PDF. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов, нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку . и выбрать из выпадающего списка пункт «Скачать PDF». В результате откроется окно для сохранения zip-архива «ЭкспрессДокумент_PDF_<ГГГГ.ММ.ДД_ЧЧ_ММ>», содержащего файлы печатных форм выбранных документов в формате PDF.

- Для выбранных из списка документов можно сохранять документообороты. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов, нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку . и выбрать из выпадающего списка пункт «Сохранить документооборот». В результате откроется окно для сохранения zip-архива «ЭкспрессДокумент_Архив_<ГГГГ.ММ.ДД_ЧЧ_ММ>», содержащего zip-архивы со всеми служебными файлами документооборотов выбранных документов. Подробные описания всех входящих в данные zip-архивы файлов содержатся в находящихся в этих же архивах файлах «Протокол <Наименование документа> <ДД.ММ.ГГГГ>.pdf».

- Группы выбранных из списка документов можно переводить в разряд прочитанных (не выделяются жирным шрифтом) . Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов , нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку . и выбрать из выпадающего списка пункт «Отметить как прочитанное».

- Для выбранных из списка документов можно подписывать все, сформированные по относящимся к ним документооборотам извещения о получении документов/подтверждений оператора и отправки их в адрес контрагентов/оператора ЭДО. Для этого нужно поставить галочку напротив выбранных документов и и нажать после этого на расположенную в верхней части списка кнопку . Использование данной кнопки требуется только в случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов

➢ Расположенный слева от кнопок самый верхний чекбокс служит для выбора всех отображенных в списке документов.

➢ Значки и предназначены для скрытия/открытия колонки со списком контрагентов.

С помощью щелчка мышью по соответствующей строке  выберите из списка требуемый документ.

В результате в правой части рабочей области отобразятся:

• в верхней части  страницы:

- наименование и номер документа,

- наименование отправителя и фамилия  и инициалы владельца ЭП, отправившего документ, а также ссылка Информация о подписи, при щелчке по которой открывается окно с информацией о субъекте, должности, дате подписи, отпечатке сертификата и идентификаторе приложенной к документообороту машиночитаемой доверенности (МЧД) (см.п.6 ВАЖНО! раздела 5.3.1) в виде ссылки для ее скачивания,

- текущий статус документа;

➢ Для удобства восприятия, текущие статусы документов по значимости могут быть окрашены в 3 цвета:

- красный – требуется действие получателя;

- оранжевый  – в процессе;

- зеленый – завершен.

При наведении курсора мыши на строку с наименованием статуса открывается всплывающее окно с подсказкой (какое действие и от какой стороны ожидается).

- кнопки для работы с выбранным документом:

- для подтверждения приема (для подписания и отправки в адрес контрагента (оператора ЭДО ) всех сформированных по данному документообороту извещений о получении),

-  -  для выполнения с помощью выбора из выпадающего списка следующих действий:

- скачивания исходного файла документа,

- просмотра печатной формы документа в формате PDF (в случае если документ не имеет печатной формы, просмотр его содержимого  осуществляется с помощью пункта «Сохранить документооборот»);

➢ Факт подписания документа ЭП контрагента отображается в нижней части печатной формы документа в виде штампа рядом с ФИО контрагента:

- сохранения документооборота, (т.е. для просмотра/сохранения zip-архива со всеми служебными файлами документооборота),

- показа протокола документооборота,

- для перемещения документа в архив;

- для перемещения документа в требуемую личную папку (см. раздел 5.7)

➢ Кнопка отображается только в случае, если вы ранее не подписали и не отправили в адрес контрагентов все (сформированные по всем документооборотам) извещения с помощью расположенной в верхней части рабочей области значка <N>i , (где N - общее количество неподписанных извещений) , а также в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов.

• в средней части  страницы отображается форма для просмотра содержимого полученного документа;

• в нижней части страницы на одной линии отображаются значки в виде кружков синего, красного и серого цветов, отображающие текущее состояние этапов документооборота

  - этап завершен (ниже отображается наименование этапа, а также дата и время его выполнения),

- этап требует ответных действий со стороны получателя (ниже отображается наименование этапа),

-  этап документооборота еще не завершен (ниже отображается наименование этапа).

➢ Расположенная в левом верхнем углу страницы кнопка служит для возврата (при необходимости) к списку документов, отфильтрованному с учетом примененных вами ранее фильтров (в случае, если примененные вами фильтры не действуют, вам следует очистить кеш-память с помощью сочетания клавиш Alt+F5) и

ПРИМЕЧАНИЕ. Для удобства работы с полученным документом полный текст печатной формы документа можно посмотреть в отдельном модульном окне, которое открывается с помощью щелчка левой кнопкой мыши по свободному месту в документе (при этом курсор мыши будет иметь форму указателя - руки). После просмотра окна, для его закрытия щелкните по расположенному в правом верхнем углу значку Х.

После просмотра (при необходимости) отображаемых в протоколе документооборота текстов извещений, для выполнения дальнейших действий с документом, обязательно подпишите и отправьте все сформированные по данному документообороту извещения в адрес контрагента/оператора ЭДО с помощью кнопки (Данная кнопка активна в случае, если вы ранее не подписали и не отправили в адрес контрагентов все (сформированные по всем документооборотам) извещения с помощью расположенного в верхней части рабочей области значка <N>i , (где N - общее количество неподписанных извещений), а также в том случае, когда в секции «Клиент» Персонального кабинета пользователя (см. раздел 5.1) не стоит хотя бы одна галочка в одном из чекбоксов, предназначенных для автоматической подписи извещений о получении подтверждений от оператора ЭДО или о получении документов от контрагентов).

ПРИМЕЧАНИЕ. В случае приема документов с типом файла "Прочее" в форматах  *.pdf или *.jpg, в нижней части страницы отобразится форма предварительного просмотра содержимого документа:

Щелкните  мышью в поле рисунка для его увеличения

➢ Для документов с типом файла "Прочее" для удобства поиска, наименование файлов также отображается в общем списке документов (см. выше).

В результате в верхней части рабочей области дополнительно отобразятся:

• кнопка - для подписания документа своей ЭП и отправки отправителю (только для документов, требующих двухстороннего подписания);

• кнопка -  для формирования отказа от получения документа (для УПД, актов, товарных накладных ТОРГ-12, договоров или других документов, требующих двухстороннего подписания);

• кнопка -  для аннулирования (см. раздел 5.4) документа (кроме счетов-фактур);

• кнопка -  для формирования уведомления об уточнении (для счетов-фактур и УПД).

В случае если полученный документ требует двухстороннего подписания (является УПД, актом, товарной накладной ТОРГ-12, договором или другим документом, требующим двухстороннего подписания) и в случае, если в результате просмотра документа не было обнаружено ошибок, для подписи документа своей ЭП нажмите кнопку .

ПРИМЕЧАНИЕ. В случае если при попытке подписать входящий документ от контрагента, находящегося в роуминге, отобразится окно с сообщением об ошибке, это означает, что вам по роумингу поступил XML- файл в старом формате, который нужно исправить на стороне отправителя. В этом случае вам следует обратиться в техподдепржку.

В результате откроется окно «Ответная подпись документа», в котором для ответного подписания  файла документа своей ЭП  и отправки его в адрес отправителя заполните требуемые поля в разделе «Информация о лице, принявшем документ» (ссылка Заполнить из сертификата предназначена для автоматического заполнения полей данными, взятыми из сертификата пользователя) и нажмите кнопку «Подписать». В результате произойдет подписание файла документа ЭП получателя и отправка его в адрес отправителя.

• В случае если в результате просмотра полученного акта, товарной накладной ТОРГ-12, УПД, договора или другого документа требующего двухстороннего подписания, в них будут выявлены ошибки, следует сформировать Отказ от получения документа с помощью нажатия на кнопку .

• В случае если в результате просмотра полученного счета-фактуры или входящего в УПД счета-фактуры, будут выявлены ошибки и требуется их уточнение, следует сформировать Уведомление об уточнении (для счетов-фактур и УПД) с помощью нажатия на кнопку .

В результате:

• для актов, товарных накладных ТОРГ-12, УПД, договоров или других документов, требующих двухстороннего подписания - откроется окно «Отказ от подписи», в котором в поле «Текст отказа» введите (при необходимости) текст, содержащий причину отказа;

• для счетов-фактур и УПД - откроется окно «Уведомление об уточнении», в котором в поле «Текст уведомления об уточнении» введите (при необходимости) текст уведомления об уточнении счета-фактуры.

Для подписания сформированного файла отказа (уведомления об уточнении) ЭП и отправки его в адрес отправителя нажмите кнопку «Отправить». В результате произойдет подписание сформированного файла отказа (уведомления об уточнении) ЭП и его отправка в адрес отправителя.